- проходження державної служби відповідно до вимог Закону України «Про державну службу»;
- забезпечення реалізації та виконання нормативно-правових актів при веденні діловодства у Хустській місцевій прокуратурі;
- ведення діловодства у відповідності до вимог Інструкції з діловодства в органах прокуратури України, а також виконання інших функцій згідно розподілу обов’язків;
- організація роботи та здійснення контролю за виконанням вимог наказів Генерального прокурора України та прокурора області, Інструкції з діловодства в органах прокуратури України, Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію, Регламенту Генеральної прокуратури України та прокуратури області. Вживає заходів щодо своєчасного і якісного виконання, всіх видів роботи;
- реєстрація всіх документів, які надходять до прокуратури у книзі обліку вхідної кореспонденції та внесення їх до системи СЕД;
- в день отримання кореспонденції у місцевій прокуратурі проведення попереднього розгляду документів, негайної реєстрація у відповідних книгах обліку та здійснення подачі вхідної кореспонденції на розгляд керівництву Хустської місцевої прокуратури (не менше 2-х разів на день);
- проведення пошуку попереднього листування в алфавітній картотеці;
- ведення книги обліку звернень громадян та юридичних осіб, книги обліку кримінальних проваджень, витребуваних у порядку нагляду та кримінальних проваджень, направлених для затвердження обвинувального акта;
- після розгляду вхідної кореспонденції керівником прокуратури, відповідно до резолюції передавання документів безпосереднім виконавцям;
- здійснення щоденної передачі документів працівникам Іршавського та Міжгірського відділів прокуратур, з відміткою в книзі обліку, спеціалістам Іршавського та Міжгірського відділах для проведення реєстрації документів у книгах обліку відділів та передачі безпосереднім виконавцям;
- в разі виникнення службової необхідності передавання документів працівникам Іршавського та Міжгірського відділів за допомогою електронної пошти та факсимільним зв’язком з подальшим надісланням в паперовому вигляді;
- виписування контрольних карток на документи, які підлягають взяттю на контроль і передавання керівнику прокуратури, який особисто перевіряє строк виконання документів працівниками;
- здійснення реєстрації вихідних документів в книзі обліку вихідної кореспонденції прокуратури та внесення їх до системи СЕД;
- підготовка документів до відправки (перевірка правильності адреси, наявності підпису на першому екземплярі документа, відмітки про виконавця, проставлення номеру листування, а на копії – дати підписання, перевірка наявності додатків);
- адресування, пакування конвертів;
- запис вихідних документів до поштового реєстру або до книги обліку документів, відправлених кур’єром;
- доставка кореспонденції адресатам у межах міста Хуст;
- ознайомлення за вказівкою керівника місцевої прокуратури працівників з документами;
- ведення обліку своєї роботи, забезпечення передачі телефонограм, телефаксограм, робота на комп’ютері, друкування документів;
- узагальнення даних документообігу в місцевій прокуратурі;
- відповідальність за стан додержання порядку використання штампів і печаток в місцевій прокуратурі, ведення відповідної книги обліку та щорічне проведення їх інвентаризацію;
- забезпечення належної організації роботи з документами з грифом «Для службового користування» в місцевій прокуратурі;
- ведення книг обліку документів, які містять службову інформацію, складання акту за підсумками діловодного року за цими документами;
- оформлення для зберігання в архіві місцевої прокуратури закінчених діловодством документальних матеріалів;
- проведення видачі документів для тимчасового користування працівникам прокуратури, згідно з оформленою вимогою і стеження за своєчасним поверненням;
- складання списків документальних матеріалів на знищення, згідно з актом, затвердженим керівником прокуратури і погодженим з експертною комісіє та архівним закладом;
- забезпечення збереження документів в архіві прокуратури;
- здійснення контролю за дотриманням строків здачі матеріалів в архів місцевої прокуратури;
- підготовка та надання до відділу матеріально-технічного забезпечення та соціально-побутових потреб прокуратури області заявок на виготовлення книг, бланків, карток та інших документів, передбачених Інструкцією з діловодства в органах прокуратури України;
- надання зведення про документообіг щомісяця до 5 числа;
- підшивання у триденний термін після виконання документів і наглядових проваджень згідно письмової вказівки прокурорського працівника у хронологічному порядку;
- спільно з керівником прокуратури складання зведеної номенклатури справ;
- формування та ведення особових справ державних службовців та інших службовців місцевої прокуратури, трудових книжок цих працівників; здійснення обробки, зберігання й використання персональних даних цих працівників;
- підготовка актів приймання-передачі справ, документів та майна прокуратури;
- участь у розроблені проектів нормативно-правових актів, що стосуються питань управління персоналом, трудових відносин та державної служби;
- внесення пропозицій керівнику державної служби з питань удосконалення управління персоналом;
- розроблення посадових інструкцій державних службовців державного органу, які затверджує керівник державної служби, а також переглядає їх на відповідність встановленим законодавством вимогами;
- проведення роботи щодо створення сприятливого організаційного та психологічного клімату, формування корпоративної культури у колективі, розв’язання конфліктних ситуацій;
- вивчення потреб в персоналі на вакантні посади в державному органі та внесення відповідних пропозицій керівнику державної служби;
- приймання документів від кандидатів на зайняття вакантних посад державної служби категорії «В», проведення перевірки документів, поданих кандидатами, на відповідність встановленими законом вимогами, повідомлення кандидатів про результати такої перевірки та подача їх на розгляд конкурсної комісії, здійснення заходів щодо організації конкурсного відбору;
- розроблення спеціальних вимог до осіб, які претендують на зайняття посад державної служби категорії «В»;
- надсилання кандидатам на зайняття вакантних посад державної служби категорії «В» письмових повідомлень про результати конкурсу;
- за дорученням керівника державної служби перевірка дотримання вимог законодавства про працю та державну службу, правил внутрішнього службового розпорядку в державному органі.
|