1.1. Забезпечення виконання нормативних актів та Інструкції з діловодства в органах прокуратури України при веденні діловодства у прокуратурі області.
1.2. Приймання від начальника відділу документального забезпечення вхідної кореспонденції та реєстрація її у книгах обліку структурного підрозділу.
1.3. Невідкладна передача зареєстрованої вхідної кореспонденції керівнику структурного підрозділу, забезпечення своєчасної передачі кореспонденції безпосереднім виконавцям та збереження документів. Виконання відміток про рух кожного документа, в тому числі щодо його вирішення та прийняття на зберігання в підрозділ.
1.4. Ведення обліку вхідних, вихідних та внутрішніх документів, а також інших книг обліку, передбачених Інструкцією з діловодства в органах прокуратури України.
1.5. Заведення та формування за вказівкою керівника або прокурорсько-слідчого працівника відділу наглядових проваджень і справ. Перевірка правильності оформлення документів, наявність їх необхідних реквізитів.
1.6. Нумерація аркушів справ постійного зберігання, справ, які містять документи з грифом обмеження доступу «Для службового користування», матеріалів кримінальних проваджень, матеріалів перевірок, службових розслідувань, наглядових проваджень, що заведені за кримінальними провадженнями та спеціальними повідомленнями.
1.7. Перевірка при формуванні наглядових проваджень за кримінальними провадженнями наявності копій повідомлень про початок досудового розслідування, витягу з Єдиного реєстру досудових розслідувань, повідомлень про підозру, клопотань про застосування запобіжних заходів, процесуальних рішень, прийнятих у кримінальному провадженні, та інших документів, передбачених Інструкцією з діловодства в органах прокуратури України.
1.8. Врахування у картках (книгах) документів і скарг, взятих на контроль, своєчасне інформування керівника структурного підрозділу про затримку строків їх виконання. Вчинення відповідних відміток після виконання контрольного документа або звернення у контрольній картці, передача контрольної картки разом з виконаним документом до відділу організаційного та правового забезпечення або відділу організації прийому громадян, розгляду звернень та запитів, для вчинення на копіях документів відмітки, що засвідчує виконання.
1.9. Щомісячна підготовка зведень про обіг документів.
1.10. Підготовка документів до відправки (перевірка правильності адреси, наявності підпису на першому екземплярі документа, відмітки про виконавця, проставлення номеру листування, а на копії – дати підписання, перевірка наявності додатків).
1.11. Вчинення відмітки в алфавітній картотеці про передачу скарг, звернень, наглядових проваджень за кримінальними провадженнями в інші структурні підрозділи.
1.12. Ознайомлення за вказівкою керівника структурного підрозділу працівників з документами. Повідомлення працівників про скликання нарад у відділі чи у керівництва прокуратури області.
1.13. Підшивання у триденний термін після виконання документів і наглядових проваджень згідно письмової вказівки оперативного працівника у хронологічному порядку.
1.14. Складання спільно з керівником підрозділу номенклатури справ. Складання описів на справи та наглядові провадження для передачі їх в архів.
1.15. Ведення обліку своєї роботи, забезпечення передачі телефонограм, телефаксограм, робота на комп’ютері, друкування документів.
|