- проходження державної служби відповідно до вимог Закону України «Про державну службу»;
- забезпечення реалізації та виконання нормативно-правових актів при веденні діловодства у прокуратурі області;
- ведення діловодства у відповідності до вимог Інструкції з діловодства в органах прокуратури України, а також виконання інших функцій згідно розподілу обов’язків;
- приймання від начальника відділу документального забезпечення вхідної кореспонденції та реєстрація її у книгах обліку структурного підрозділу;
- невідкладна передача зареєстрованої вхідної кореспонденції керівнику структурного підрозділу, забезпечення своєчасної передачі кореспонденції безпосереднім виконавцям та збереження документів. Виконання відміток про рух кожного документа, в тому числі щодо його вирішення та прийняття на зберігання в підрозділ;
- ведення обліку вхідних, вихідних та внутрішніх документів, а також інших книг обліку, передбачених Інструкцією з діловодства в органах прокуратури України;
- заведення та формування за вказівкою керівника або прокурорсько-слідчого працівника наглядових проваджень і справ. Перевірка правильності оформлення документів, наявність їх необхідних реквізитів, нумерація аркушів справ постійного зберігання, справ, які містять документи з грифом обмеження доступу «Для службового користування», матеріалів кримінальних проваджень, матеріалів перевірок, службових розслідувань, наглядових проваджень, що заведені за кримінальними провадженнями та спеціальними повідомленнями;
- перевірка при формуванні наглядових проваджень за кримінальними провадженнями наявності копій повідомлень про початок досудового розслідування, витягу з Єдиного реєстру досудових розслідувань, повідомлень про підозру, клопотань про застосування запобіжних заходів, процесуальних рішень, прийнятих у кримінальному провадженні, та інших документів, передбачених Інструкцією з діловодства в органах прокуратури України;
- врахування у картках (книгах) документів і скарг, взятих на контроль, своєчасне інформування керівника структурного підрозділу про затримку строків їх виконання. Вчинення відповідних відміток після виконання контрольного документа або звернення у контрольній картці, передача контрольної картки разом з виконаним документом до відділу організаційного та правового забезпечення або відділу організації прийому громадян, розгляду звернень та запитів, для вчинення на копіях документів відмітки, що засвідчує виконання;
- щомісячна підготовка зведень про документообіг;
- підготовка документів до відправки (перевірка правильності адреси, наявності підпису на першому екземплярі документа, відмітки про виконавця, проставлення номеру листування, а на копії – дати підписання, перевірка наявності додатків);
- вчинення відмітки в алфавітній картотеці про передачу скарг, звернень, наглядових проваджень за кримінальними провадженнями в інші структурні підрозділи;
- ознайомлення за вказівкою керівника структурного підрозділу працівників з документами. Повідомлення працівників про скликання нарад у відділі чи у керівництва прокуратури області;
- підшивання у триденний термін після виконання документів і наглядових проваджень згідно письмової вказівки оперативного працівника у хронологічному порядку;
- складання спільно з керівником підрозділу номенклатури справ. Складання описів на справи та наглядові провадження для передачі їх в архів;
- ведення обліку своєї роботи, забезпечення передачі телефонограм, телефаксограм, робота на комп’ютері, друкування документів;
- збереження інформації та інших відомостей, що стали відомості під час виконання обов’язків, а також іншої інформації, які згідно із законодавством не підлягає розголошенню.
|